Es siempre una buena noticia recibir una solicitud para cotizar un evento o un viaje de incentivos. Pero cada vez es más frecuente para los especialistas , agencias de incentivos o meeting Planners descifrar la información que nos llega de parte del cliente.✔
Cuando la solicitud proviene de un cliente corporativo la dificultad ocurre cuando el encargado del proyecto esta huérfano de experiencia y de conocimiento sobre la arquitectura y procesos necesarios para cotizar eventos (de todo tipo de complejidad) 🙋♂️
“Podras tener esta solicitud para mañana?” (Viaje internacional para 35 pax con actividades , vuelos y alojamiento. 3 destinos para poder comparar). 🤑
En estos casos recomiendo:
1. Respirar antes de responder
2. Paciencia para elegir respuestas positivas pero realistas
3. Docencia para explicarle al cliente las variables complejas y múltiples que la cotización de estos proyectos conlleva (y como consecuencia dificultan que en 24 horas podamos tener propuestas cotizadas)
4. Analizar la información recibida y responder con una serie de consultas útiles y específicas que provocaran que el cliente se vea obligado a dedicarle más tiempo y esfuerzo a definir lo que desea, lo que ya se hizo, el nivel de expectativa que poseen, etcéteras. 🏅
En otros casos se le delega la cotización a cuadros jóvenes inexpertos que tampoco tienen información clara sobre lo que pretende la organización y muy a menudo esa información se va construyendo sobre la marcha, con toda la perdida de eficiencia y tiempos que eso involucra. (el famoso ping-pong de preguntas y respuestas interminables porque nadie tiene muy claro lo quieren o lo que necesitan… les suena???)⏩
Pero también hay un párrafo para las solicitudes que están formateadas por las áreas de compra. Muchos requisitos a través de plataformas de cotización online son imposibles de utilizar ya que están pensadas para compras de pallets o bolsas de hormigón y no poseen la flexibilidad necesaria para que un cliente pueda optar por 3 hoteles distintos o 3 alternativas de coffee break. 💥
Pocas empresas motivan a que sus interlocutores se especialicen sobre eventos o viajes. Imaginan que es tarea de la agencia de incentivos. No obstante considero que tener clientes corporativos más capacitados en nuestra especialidad redunda en mejores eventos, procesos licitatorios más eficientes, y ahorros de costos. ♣
Un ejemplo basta para ilustrar mi afirmación: porqué si la mayoría de las empresas Argentinas saben que en el 2022 tendrán fiesta de fin de año y (salvo catástrofes como las vividas en el 2020/2021 con los confinamiento) no comienzan con el proceso de compra con la suficiente anticipación para negociar, inspeccionar y elegir?